مراحل الآجتماع.
التّعليمة: أقرأ مراحل الآجتماع.
قبل الآجتماع:
يتمّ إعداد الآجتماع آنطلاقا من مجموعة من الأسئلة:
- ماذا ؟ تحديد الموضوع.
- لماذا ؟ تحديد أهداف الآجتماع ( ليتمكّن المنشّط من تحديد مختلف الأهداف وترتيبها وتقديمها بشكل منطقيّ لتيسير عمليّة ترسيخ المعلومة أو أيّ هدف آخر...).
- كيف ؟ أيّ تقنيّة سيتمّ آعتمادها لتنشيط الآجتماع؟
- من ؟ ضرورة تحديد الجمهور المستهدف.
- متى ؟ إنّ آختيار الفترة الفضلى لتنظيم أيّ نوع من الآجتماعات يساهم بجزء هامّ في نجاحه وفي آستعداد المشاركين للمساهمة الإيجابيّة.
- أين ؟ يعتبر الفضاء آلّذي ينظّم فيه الآجتماع عنصرا هامّا كذلك في نجاحه.
- استدعاء المشاركين في الوقت المناسب وإعلامهم بمحتوى اللّقاء يساهم في نجاح الآجتماع.
- إعداد المكان المخصّص للآجتماع عنصر من عناصر نجاحه إذ يختلف تنظيم القاعة من لقاء إعلاميّ إلى لقاء خاصّ بمجموعة تفكير أو إنتاج.
- التّأكّد من وجود أدوات العمل.
أثناء الآجتماع:
- الآستقبال: يعتبر آستقبال المشاركين عنصرا أوّليّا وهامّا في نجاح أيّ نوع من الآجتماعات.
- الإعداد المادّيّ: توزيع المشاركين في القاعة، طلب إغلاق الهواتف الجوّالة...
- افتتاح الآجتماع بكلمة شكر للمشاركين والضّيوف والتّذكير بموضوع الآجتماع وأهدافه وبطريقة العمل ومدّته.
- تنشيط الآجتماع: طريقة التّصرّف في توزيع الكلمة والوقت المحدّد والمتّفق عليه لكلّ متدخّل والجوّ العامّ للآجتماع للتّصرّف في الوقت المناسب عند بروز أيّ صراع قد يؤدّي إلى الإخلال بسير الآجتماع.
- التّأليف والآختتام: التّذكير بمختلف الأفكار أو القرارات، خطّة العمل: (من ؟كيف ؟ متى ؟ ...)، قراءة تقارير اللّجان أو النّصّ الختاميّ أو مخطّط اللّقاءات المقبلة...
- الإصغاء إلى ملاحظات المشاركين: ضرورة إعطاء الفرصة للمشاركين للتّعبير عن آرائهم ومقترحاتهم ( شفويّا أو كتابيّا ).
بعد الآجتماع:
- رسالة شكر لكلّ طرف أو شريك ساهم في أعمال الآجتماع.
- متابعة وآحترام البرمجة: الأنشطة المتّفق عليها ( إعداد تقرير تأليفيّ وإرساله لكلّ المشاركين وإعلام من تغيّب بفحوى الآجتماع وقراراته...